Chińczycy mają na Zachodzie, w tym w Polsce, opinię trudnych, upartych i męczących negocjatorów. Różnice, które zauważamy od razu, to wolny rytm i ceremonialne podejście do rozmów biznesowych. Wszystko trwa dwa razy dłużej niż powinno. Zamiast negocjowania warunków transakcji zostajemy wciągnięci w niekończące się narady o dobrej woli i chęci współpracy.
Frustrujące dla nieprzyzwyczajonego cudzoziemca jest niemal wszystko – sztywna atmosfera i tytułomania (galicyjska niemal, czcigodni prezesi, drodzy przyjaciele, szanowni koledzy), ciągnące się godzinami spotkania bez planu, bez rytmu i bez praktycznych konkluzji, decyzje odkładanie na później, prosta odpowiedź na propozycję staje się ważką decyzją wymagającą rozważenia i wielogodzinnej kolacji, wymijające odpowiedzi. Jednocześnie, jak na ironię, co chwilę słyszymy zapewnienia, że projekt jest priorytetowy, by nie powiedzieć fast track. Próba przejęcia kontroli nad procesem, proste nadanie mu planu i wymiaru w czasie, kwitowane jest zawoalowanym pouczeniem o różnicach kulturowych („tak nie prowadzi się interesów w Chinach”) – tysiące lat cywilizacji zobowiązują (przyjezdnych rzecz jasna), n’est ce pas? Dla mnie to jak wielopiętrowa podróż w czasie – jakbym znalazł się z powrotem w szkolnych czasach, czytał Clavella i wyobrażał sobie spotkania chińskich i radzieckich towarzyszy rozmawiających o pokoju na świecie AD 1959.
Negocjowanie z Chińczykami często jest wyzwaniem, a łatwo staje się udręką. Najgorsza bywa świadomość, że cokolwiek zrobimy będzie źle. Poddamy się tamtejszym obyczajom – boleć będzie poczucie straty czasu (tyle pożytecznych rzeczy można było zrobić w tydzień). Powiemy, że mamy na wynegocjowanie i podpisanie umowy trzy dni i od razu przechodzimy do rzeczy – będzie jeszcze gorzej, bo nam się wydaje, że wszystko na dobrej drodze, a Chińczycy z grzeczności potakują, wiedząc, że na podpisanie umowy jest za mało czasu, więc najlepsza strategia to robić dobre wrażenie i umówić się na kolejne spotkanie. Presja czasu zadziała przeciwko nam. Szybkie negocjacje mają szanse jeśli dobrze znamy partnera, albo zawieramy jednorazową transakcję. Przy poważniejszych przedsięwzięciach, szczególnie z mało znanym partnerem, będziemy potrzebowali minimum dwóch – trzech sesji trwających po kilka dni. Jeśli z kolei mamy wrażenie, że to chińskiej stronie się spieszy, negocjatorzy nie przywiązują wagi do celebrowania spotkań i nie przeciągają procesu negocjacyjnego – to w zasadzie najgorszy możliwy sygnał. Nie traktują nas poważnie – albo służymy jako plan B dla potrzeb „lewarowania” w negocjacjach z innym partnerem, albo, mówiąc oględnie, chiński partner z góry wie, że nie dotrzyma ustaleń negocjowanych z nami.
“Człowiek Zachodu” skupia się na podpisaniu umowy (bo na czym by innym?), jako celu prowadzonych negocjacji. Dla chińskiego negocjatora celem jest raczej zbudowanie relacji z partnerem biznesowym, których rolą jest procentowanie w przyszłości. Cudzoziemcom trudno jest zrozumieć i docenić ten fenomen chińskiej kultury biznesowej. Chiński partner musi być przekonany, że możliwe jest nawiązanie z nami długotrwałej dobrej relacji biznesowej. Biorą pod uwagę następujące kryteria: osoby reprezentujące firmę, sposób, w jaki prowadzimy interesy, czy dotrzymujemy słowa, czy odnieśliśmy sukces na własnym (lokalnym) i na międzynarodowym rynku, jaką reputacją się cieszymy. Będą sobie zadawać pytania: „Czy to dobry partner?” i „Czy możliwe jest zbudowanie z nim relacji?” Łatwo odnieść wrażenie nieufności i rezerwy ze strony Chińczyków, przy jednoczesnym okazywaniu przez nich serdeczności/życzliwości. Nie wdając się w rozważania nad uwarunkowaniami tego zjawiska, można przyjąć, że Chińczycy wymagają więcej czasu niż ludzie Zachodu na oswojenie się z partnerem, zanim przejdą do negocjowania kwestii biznesowych. Umowa nie ma, znanego w świecie zachodnim, atrybutu instrumentu definiującego relację między partnerami biznesowymi. Stanowi raczej streszczenie ustaleń, które zapadły w trakcie rozmów, niż literalny i obowiązujący katalog praw i obowiązków stron. Jak łatwo zgadnąć gdy „streszczenie” okazuje się korzystne dla chińskiego partnera, będzie się skłonny na nie powoływać i wymagać ścisłego przestrzegania; w innym przypadku – mamy otwarte dzrzwi do jej “renegocjowania”.
Do typowych chińskich taktyk negocjacyjnych należą:
Pułapka wytycznych
Chińscy negocjatorzy bardzo często otwierają negocjacje, wyjaśniając zasady i wytyczne, jakimi należy się kierować. Jedną z takich podstawowych zasad, które będą omawiać, jest działanie stron w dobrej wierze w celu osiągnięcia „obustronnych korzyści”. Spodziewają się, że partner w negocjacjach będzie dbał o ich interes (bo do tego sprowadza się koncepcja obustronnych korzyści). Mimo że otwierające negocjacje deklaracje dobrej woli brzmią jak zupełnie pozbawione treści ceremonialne zabiegi, należy zwracać pilną uwagę na to, co mówi nasz chiński partner. Chińczycy wyjaśniają po prostu, jakie są ich oczekiwania, celowo używając ogólnikowych sformułowań, które można interpretować w dowolny sposób. Później będą wracać do tych sformułowań i próbować wykorzystać je na swoją korzyść – dlatego nie należy ich ignorować. Po wyznaczeniu zasad negocjacji (przy naszej bierności i skrytym ziewaniu) Chińczycy przechodzą do szczegółów. W pewnym momencie, gdy nie spodoba im się coś, co mówimy, zarzucą nam naruszenie zasad negocjacji i działanie w złej wierze, odnosząc się do zasad, które tak dokładnie strony uzgodniły na początku całego procesu. Zagraniczny partner nie dotrzymuje danego słowa – jak można mu zatem zaufać? Wstyd. Skoro okazaliśmy się nieetycznymi negocjatorami, musimy naprawić wyrządzone szkody i zgodzić się na obiektywną propozycję chińskiej strony. To klasyczna taktyka: starają się wywołać poczucie winy u przeciwnika, aby ten zareagował zgodnie z ich oczekiwaniami – jakimś ustępstwem. Trzeba im przypomnieć, że działanie z myślą o „obustronnej korzyści” ma dwie strony. Skoro Chińczycy mogą jednostronnie ustalać zasady, według których będą przebiegały negocjacje, wyznaczać wartości i je interpretować, w wiążący dla drugiej strony sposób, to druga strona może robić to samo. Po chińskim wstępie dotyczącym zasad prowadzenia negocjacji – występujemy z własnym. Jeśli zarzucą nam postępowanie niezgodne z zasadami, zróbmy za chwilę to samo.
Nierealistyczne oczekiwania
Inną często spotykaną (by nie powiedzieć, że ulubioną) taktyką Chińczyków jest stawianie niemożliwych do spełnienia żądań. Potrafią wokół zupełnie absurdalnego żądania urządzić całe przedstawienie – z kamiennymi twarzami zażądają dodatkowej pozycji w budżecie, bo ich zdaniem konieczne jest opłacenie kosztów ubezpieczenia ich zakładu, w którym będzie się odbywała zlecona produkcja. Zażądają wieloletniej wyłączności przy pierwszym, niewielkim zamówieniu albo poniesienia przez partnera wszystkich kosztów transakcji, łącznie z zarejestrowaniem ich znaku towarowego w Polsce. Sprawiają wrażenie, jakby kierowali się w biznesie zasadą: „Co szkodzi zapytać, może się uda”. Gdy przedstawiają te swoje nierealistyczne żądania, co do zasady wiedzą, że szansa na ich spełnienie jest bardzo nikła. Zatem po co to robią? Stawiając wysoko poprzeczkę, przesuwają granice, w ramach których toczą się negocjacje. Starają się w ten sposób wymóc na partnerze, aby odmawiając im czegoś absurdalnego, sam zaproponował jakąś „nagrodę pocieszenia”. Spróbujmy pozostawić sobie pole manewru, ale jeśli nie jesteśmy w stanie nic im zaproponować – po prostu trzeba powiedzieć „nie” (oczywiście w chiński, zawoalowany sposób). Będzie to trzeba kilka razy powtórzyć – i nie wolno dać sobie wmówić, że się na coś już zgodziliśmy, albo że nie zgadzając się, musimy się zrewanżować ustępstwem w innej kwestii.
Konkurencja ma lepszą ofertę
Kolejną typową taktyką chińskich negocjatorów jest prowadzenie negocjacji z kilkoma potencjalnymi partnerami jednocześnie, co tworzy wrażenie konkurencji po stronie partnera w negocjacjach i sugeruje, że sami posiadają wiele opcji. Jeśli nie dogadają się z nami, mają innego upatrzonego partnera. Róbmy to samo – starajmy się rozmawiać z kilkoma potencjalnymi partnerami w Chinach o możliwej współpracy, tak żeby firma, na której najbardziej nam zależy, była poddana presji konkurencyjnej. Takie podejście pozwala również ograniczyć ryzyko, że wyjedziemy z Chin z niczym; lepszy jest dobry kontrakt z naszą „drugą opcją” niż niekorzystny kontrakt z naszym „pierwszym wyborem”.
Dziel i rządź
Jedną z popularnych taktyk negocjacyjnych jest próba skłócenia zespołu negocjacyjnego drugiej strony. Chińczycy starają się wyłowić oznaki niekonsekwencji w naszym zachowaniu – jeśli wysyłamy mieszane sygnały, co do stanowiska zespołu, będą się starali to wykorzystać. Dlatego tak ważne jest staranne planowanie i precyzyjne uzgadnianie stanowisk i zachowań podczas negocjacji. Jeśli członek zespołu negocjacyjnego popełnił błąd, można się z niego łatwo wycofać, wskazując na błąd osoby o stosunkowo niskiej pozycji w zespole. Ryzyko, z którym należy się jednak liczyć, to utrata reputacji („twarzy”) przez taką osobę. Staraj się wykorzystywać niekonsekwencje w stanowisku chińskich negocjatorów w taki sam sposób na swoją korzyść.
Gra czasem
Już w chwili gdy Chińczycy niespiesznie objaśniają zasady prowadzenia negocjacji w dobrej wierze, dla „obustronnych korzyści”, większość zachodnich negocjatorów odczuwa niepokój. Spoglądają na zegarki: samolot do domu odlatuje za dwa dni, a dyskusja, którą trzeba niedługo konkludować, jeszcze się wcale nie zaczęła. Za każdym razem gdy staramy się nadać dyskusji konkretny kierunek i strukturę, chińscy partnerzy zaczynają krążyć i powracać do tematu swoich oczekiwań co do sposobu negocjowania. Korzystanie z czasu jako narzędzia negocjacji jest dla nich typowe. W ich odczuciu większość cudzoziemców działa w pośpiechu, nastawia się na szybkie podpisanie umowy i zamknięcie transakcji, zatem Chińczycy starają się przejąć kontrolę nad czasem i celowo opóźniać postęp w negocjacjach. Taka gra na czas zwykle męczy i wytrąca z równowagi zachodnich negocjatorów, o czym Chińczycy doskonale wiedzą. Negocjowanie skomplikowanej transakcji w Chinach może potrwać nawet kilka miesięcy.
Innym razem chińscy negocjatorzy starają się wywierać nacisk i wymuszać ustępstwa przez przyspieszanie negocjacji. Informują o terminie, w którym transakcja musi zostać zamknięta z jakiegoś istotnego powodu – zwykle krótkim, np. tygodniowym. Nalegają na podpisanie umowy w tym arbitralnie wyznaczonym, krótkim terminie. Pretekstem jest zwykle dostępność urzędników, którzy zatwierdzą warunki transakcji albo udzielą zgody na zarejestrowanie przedsiębiorstwa, a mogą to zrobić tylko określonego dnia. Dla przyjezdnych negocjatorów sprawdzenie, czy termin wynika z rzeczywistych okoliczności, czy też jest fikcyjny, będzie bardzo trudne, jeśli w ogóle możliwe.
Oto kilka wskazówek, jak radzić sobie z chińską grą czasem:
– Planujemy negocjacje z dużą rezerwą, jeśli chodzi o czas, nie ujawniamy żadnych swoich wewnętrznych terminów, które przyjęliśmy w związku z chińskim projektem.
– Ustalamy harmonogram z chińską stroną i stanowczo nalegamy o jego przestrzeganie; informujemy, że nasza firma ma ograniczony czas, w którym może prowadzić negocjacje i przez który będzie zainteresowana zawarciem transakcji.
– Ustalamy harmonogram w taki sposób, aby najważniejsze kwestie były dyskutowane możliwie wcześnie.
– Próbujemy prowadzić negocjacje, a przynajmniej ich część, w Polsce – w swojej siedzibie.
– Partner, który nie dotrzymuje terminów w rozmowach i gra na zwłokę może okazać się bardzo trudny we współpracy w przyszłości; dlatego trzeba wziąć pod uwagę wycofanie się z rozmów i podjęcie negocjacji z innym potencjalnym partnerem.